Как оптимизировать совещания и повысить эффективность рабочих встреч

10.01.2020

Как оптимизировать совещания и повысить эффективность рабочих встреч

По данным HR-потрала The Muse, руководитель среднего звена в среднем проводит на совещаниях около 35% своего рабочего времени. Для высших руководителей эта цифра составляет около 50%. Средний линейный работник тратит около 4 часов в неделю (т.е. около 10% своего рабочего времени) на подготовку к еженедельным рабочим встречам. 15% суммарного времени всех работников организации проводится на совещаниях. Это впечатляющие цифры, но сами по себе они не ужасают. Совещания и рабочие встречи — неотъемлемая часть работы компании. Одна только проблема. По оценкам самих менеджеров 67% встреч и совещаний являются бесполезными.1 Не наводят ли вас эти цифры на мысль о том, что вам необходимо оптимизировать совещания?

Во сколько вам обходятся плохо организованные и ненужные совещания

С помощью нехитрых математических операций с приведенными выше цифрами (0,15*0,67*100%), мы можем определить каков процент времени, которое средняя организация тратит на бессмысленные совещания. Получаем чуть больше 10%. А теперь возьмите суммарную зарплату всех ваших работников за определенный период и посчитайте 10% от этой суммы. Примерно столько денег ваша организация потеряла за данный период от неэффективных совещаний. Разве одной этой цифры не достаточно для того, чтобы заставить вас задуматься о том, как вы могли бы оптимизировать совещания? Впрочем, это еще не все.

Как ненужные совещания сказываются на моральном духе, мотивации и продуктивности работников

На самом деле, финансовая нагрузка на компанию — это не единственная проблема, возникающая вследствие обилия ненужных рабочих встреч. Подобного рода совещания выступают еще и мощнейшим демотиватором для работников. И это понятно. Мы живем в условиях постоянного дефицита времени. И когда мы вынуждены попросту «отправлять в помойку» драгоценные часы, это не может не фрустрировать.

Компания Doodle, владеющая онлайн платформой для организации рабочих встреч, провела масштабный опрос, чтобы узнать, что работники думают относительно бессмысленных совещаний. Вот несколько цифр2:

  • 100% опрошенных заявили, что плохо организованные и проведенные совещания — это потеря времени и денег компании.
  • 44% сообщили, что из-за таких совещаний им не хватает времени на выполнение рабочих задач.
  • 43% работников убеждены, что бесполезные совещания ведут к потере рабочих ориентиров.
  • 38 считают, что такие совещания ведут к утрате фокуса в работе.
  • 31% убеждены, что присутствие на совещаниях лишних участников (а это совсем не редкая ситуация) замедляет рабочие процессы.
  • 26% опрошенных сообщили, что ненужные встречи негативно сказываются на их отношениях с клиентами и партнерами.

Становится понятно, что ненужные или плохо организованные совещания не только отвлекают людей от работы. Они подрывают моральный дух ваших коллег и снижают мотивацию. И это весьма негативно сказывается на работоспособности людей. Так что к подсчитанным нами выше потерям в размере 10% от суммарной зарплаты вашей компании добавьте недополученную прибыль из-за низкой эффективности и продуктивности ваших работников.

Как оптимизировать совещания

Итак, понятно для чего стоит оптимизировать совещания. Сделав это вы сэкономите изрядную сумму, повысите мотивацию и улучшите такие факторы как эффективность и продуктивность труда ваших работников. Теперь, давайте посмотрим, как этого можно добиться.

Оптимизация продолжительности и частоты совещаний

Первое, что можно сделать — это предельно уменьшить число совещаний. Следует создать в компании психологическую установку на как можно более редкие рабочие встречи. Если работник не уверен, что совещание необходимо, он должен принимать решение в пользу отказа от его проведения. Те вопросы, которые могут быть решены посредством электронной почты и телефона, должны решаться именно так.

Это не значит, что нужно вообще отказаться от совещаний. Но проводить их следует, когда это действительно надо. Инициаторы встреч должны осознавать, что на них лежит ответственность. Если они назначают ненужную встречу, они не только доставляют неудобства коллегам, но и тратят корпоративные деньги. Они должны это понимать.

Если же без совещания никак не обойтись, то оно должно быть максимально коротким и охватывать только тот круг вопросов, который требует очного взаимодействия с коллегами. Все остальное решается дистанционно.

Оптимизация состава участников совещаний

Нет необходимости говорить о том, что на встречи следует приглашать только тех, кто на них действительно нужен. Тем не менее, работники сплошь и рядом зовут на совещания всех подряд. Они руководствуются принципом «на всякий случай». Или просто не дают себе труда продумать состав.

Чтобы этого не происходило надо дать им четкую установку. Приглашать следует минимум участников. Если во время встречи участники поймут, что им необходимо присутствие какого-либо коллеги, они могут позвонить ему или ей и попросить присоединиться к рабочей группе.

Далее, полезным может оказаться правило, позволяющее каждому участнику встречи не досиживать до конца совещания, а покидать переговорную, как только в его присутствии отпадает необходимость. Решил свой вопрос — можешь быть свободен. Больше того, это может быть не просто возможность, которой работник может пользоваться, а может и не пользоваться. Иногда имеет смысл обязать работников уходить с совещаний, если они понимают, что не делают в разговор никакого вклада.

Оптимизация подготовки к совещаниям и формы подачи материала

Будет ли совещание эффективным, очень сильно зависит от степени подготовки участников. Когда во встрече участвуют неподготовленные люди, она на 100% обречена на провал. Поэтому работники обязаны готовиться к каждой встрече. И это должно быть правилом для всех сотрудников. Если число и продолжительность совещаний доведены до минимума (как это предлагается выше), то основательная подготовка к каждому из них не ляжет на работников тяжким бременем. Когда речь заходит о том, как оптимизировать совещания, подготовка участников становится одним из важнейших факторов успеха оптимизации.

Письменная подготовка к совещанию

Весьма эффективным способом добиться эффективности совещаний может стать подготовка письменных материалов к каждому из них. Идея в следующем. Каждый участник совещания должен заблаговременно подготовить структурированное сообщение, в котором он подробно излагает суть вопросов, подлежащих обсуждению. Такие сообщения должны содержать как можно больше деталей. И что немаловажно, их авторы должны излагать в них свои соображения относительно обсуждаемых проблем.

Смысл в создании подобного документа состоит не только в том, что его автор предоставляет коллегам большое количество деталей. Чтобы составить документ он должен углубиться в суть вопроса, тщательно его проработать. Таким образом, на совещании человек появляется, собрав все релевантную информацию и основательно продумав возможные решения. И это позволяет радикально повысить качество совещания. Ведь оно, в конечном итоге зависит от глубины понимания работниками ситуации и степени проработки решений.

Целесообразность письменного изложения информации и своих соображений при подготовке к встречам имеет и психологическое обоснование. Дело в том, что при устном представлении материала докладчик сталкивается с вербальным или невербальным социальным одобрением (или неодобрением) представляемого им материала. Если он встречает неодобрение, он вполне может потерять желание излагать свои мысли в полном объеме. В результате он не изложит свои взгляды на проблему и соображения относительно нее.1

Этот механизм накладывает серьезные ограничения на совещания как инструмент коллективного анализа и приятия решений. Ведь на них всегда будет высказываться только точка зрения, вызывающая социальное одобрение. И не будут озвучиваться альтернативные точки зрения.

Если же информация и соображения работника излагаются заранее в письменном виде, вы избегаете блокирующего действия социального одобрения.1

Оптимизация повестки совещаний

Для того, чтобы все участники могли подготовиться, у совещания должна быть повестка. Когда имеется четкий план дискуссии, намного меньше вероятность того, что она скатится к пустым разговорам. Причем повестка должна быть тщательно продумана не только с содержательной, но и с организационной точки зрения. И важнейшим фактором здесь выступает приоритизация отдельных пунктов повестки.

Самые важные пункты следует ставить как можно ближе к началу встречи. Чем менее важен тот или иной вопрос, тем ближе к концу повестки он должен находиться. И дело не только в том, что в начале совещания люди еще не успели устать. Но и в том, что наименее значимые пункты могут провоцировать самые длительные и горячие дискуссии. Этот феномен описан Сирилом Паркинсоном как «закон тривиальности». Если наиболее важные пункты поставить ближе к концу, на них попросту может не хватить времени.

Впрочем, если какие-то пункты дискуссии заслуживают того, чтобы поместить их в конец повестки, стоит подумать не заслуживают ли они того, чтобы их вовсе исключить из повестки.

Оптимизация культуры совещаний

Проблема многих компаний состоит в том, что люди в них не умеют слушать и слышать друг друга. Очевидно, что во время рабочих встреч эта проблема проявляется особенно остро. Люди игнорируют, перебивают и затыкают коллег. Они говорят одновременно и не дают другим высказать свои соображения. Меж тем, совещания для того и существуют, чтобы делиться своими соображениями.

Для того, чтобы рабочие встречи проходили эффективно, необходимо развитие социальных навыков работников. Нужно прививать им особую культуру уважения к мнениям коллег. Однако совещания не должны превращаться в бесконечную череду уважительных светских разговоров. Наступает момент, когда все вы выслушали и рассмотрели все мнения и нужно принимать решения. Когда все аспекты проблемы рассмотрены, этот процесс не должен занимать много времени. Он требует коллективной воли. Для него также необходимы развитые социальные навыки.

Развитие социальных навыков команды, необходимых для эффективных рабочих встреч, — процесс постепенный. Начать его можно с введения трех простых правил. Чтобы оптимизировать совещания в плане их культуры, каждый участник должен:

  1. Больше слушать коллег
  2. Меньше говорить
  3. Быть решительным, когда наступит время

Эти три правила просты и интуитивны. Но если не настраивать сотрудников соответствующим образом, они практически никогда не соблюдаются.

Оптимизация гигиены совещаний

Не стоит забывать и о том, что все участники совещаний — люди. Если вы задумываетесь о том, как оптимизировать совещания, вспомните и о том, что участникам любой встречи присущи физиологические реакции в т.ч. на условия внешней среды, в которых они находятся. И далеко не последнюю роль играет газовый состав воздуха, которым они дышат. Дело в том, что на протяжении совещания каждый работник выдыхает большое количество углекислого газа (CO2). И с определенного момента в переговорной накапливается такое количество CO2, что люди начинают хуже соображать.

Нормальное содержание углекислого газа в воздухе составляет порядка 0,04%. Когда концентрация CO2 достигает 0,1%, умственная деятельность ухудшается на 11-23%. Когда этот показатель достигает 0,25% мыслительные способности снижаются на 44-94%.4 Иными словами, в таких условиях люди очень сильно «глупеют». Еще более высокие концентрации могут вести к обморокам.

В замкнутых помещениях, где проводятся рабочие совещания, концентрация CO2 может достигать 0,4% и даже 0,5%.4 Ничего удивительного, что многие рабочие встречи оказываются неэффективны.

Все это — лишний довод в пользу коротких встреч. Таких, чтобы люди не успевали «надышать» много углекислого газа. Если длительное совещание все-таки необходимо, то периодически следует делать перерывы. И, конечно, помещения, где проводятся рабочие встречи, должны хорошо проветриваться. Если есть возможность — открывать окна. Если нет — хотя бы дверь.


  1. How Much Time Do We Spend in Meetings? (Hint: It’s Scary). The Muse
  2. Doodle’s 2019 State of Meetings report
  3. Rogelberg SG, Kreamer L. The Case for More Silence in Meetings. Harvard Business Review. Jun 14, 2019.
  4. Satish U, Mendell MJ,Shekhar K, Hotchi T, Sullivan D, Streufert S, Fisk WJ. Is CO2 an Indoor Pollutant? Direct Effects of Low-to-Moderate CO2 Concentrations on Human Decision-Making Performance. Environmental Health Perspectives. 2012 Dec; 120(12): 1671–1677.